Tiivistelmä
Verkkokauppa on tietysti asiakkaan näkökulmasta asiointipaikka ja yrityksen näkökulmasta markkinapaikka. Verkkokauppa-alusta tyypillisesti keskittyy tarjoamaan asiakkaalle sujuvan käyttökokemuksen tuotteen löytymisen ja ostamisen suhteen. Verkkokaupan myynnin kasvaessa erilaisten automaatioiden tarve nostaa päätään. Miten tehostaa toimintaa ja vähentää virhetilanteita?
ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen keskeinen ohjelmisto, joka yhdistää kaikki liiketoiminnan ydintoiminnot yhteen järjestelmään. Verkkokaupan näkökulmasta se hallinnoi automaattisesti esimerkiksi varastosaldoja, tilausten käsittelyä ja taloushallintoa niin, että kun asiakas tekee ostoksen verkkokaupassa, järjestelmä päivittää automaattisesti varastotilanteen, luo tarvittavat toimitusdokumentit, hoitaa laskutuksen ja kirjaa tapahtumat kirjanpitoon.
Verkkokauppa-alustalla on aina omat vahvuutensa, mutta myös heikkoutensa. Verkkokaupan räätälöinti siltä osin mikä parantaa asiakkaan ostokokemusta tai parantaa hakukoneoptimointia on perusteltua. Vain harvat ohjelmistokokonaisuudet sisältävät sekä ERP:in että verkkokaupan toiminnallisuudet.
Kun eri järjestelmistä tietoa siirretään toiseen, menee kaikki hyvin, jos molemmissa on samankaltainen filosofia datan laadusta, rakenteesta ja ymmärrys datan käyttötarkoituksesta. Esimerkkinä vaikka tietokentän pituusrajoitteet, ne voivat tulla vastaan vaikka tuotekuvausteksteissä tai jopa tuotenimikentän osalta. Eräässä projektissa tuli vastaan tilanne, jossa ERP:n tuotenimi kenttä oli vain 20 merkkiä pitkä. Myyvän, hakukoneoptimoidun otsakkeen pituusvaatimus oli kuitenkin min. 35 merkkiä, joten lopullinen tuotenimi verkkokauppaan muodostettiin kahden ERP-kentän yhdistelmästä. Voit vain arvailla kuinka hankalaa tällaista tuotetietoa on ylläpitää ERP:ssä, kun nimen kirjoittajalla pitäisi olla mielessä näkymä lopullisesta tuotenimestä?
Kun tiedon kulku ratkaistaan integroimalla ERP ja verkkokauppa vakioidaan sekä tiedon rakennetta, että laatua sekä prosesseja. Tämä johtaa väistämättä siihen, että verkkokaupassa jokin muutos voidaan toteuttaa vasta, kun sen vaikutukset ERP:iin on selvitetty ja ratkaistu.
Käytännössä muutokset pitää suunnitella tarkemmin, eikä pieniä ketteriä kokeiluita voida läpiviedä yhtä nopeasti ja edullisesti, kuin pelkän verkkokaupan kehittämisellä voitaisiin tehdä.
Aina kun ohjelmistoja räätälöidään on huolellisestakin suunnittelusta huolimatta edessä jokin asia mitä ei osattu huomioida. Vaikka suunniteltu integraatio toimisikin luotettavasti kun molemmat järjestelmät ovat ns. online, voidaan myöhemmin kohdata erilaisia palvelinten alhaallaoloaikojen tai datakatkojen aiheuttamia keskeytyneitä prosesseja.
Hyvin suunniteltu loki (automaattinen lista tapahtumista), helpottaa mahdollisten virheiden etsimistä.
Suurimmat hyödyt saadaan näiden tietojen saamisesta integraation kautta ERP-järjestelmästä. Tällainen integraatio on helppo toteuttaa ja siinä on kohtuullisen vähän erilaisia ratkaistavia asioita, joita väistämättä tulee eteen integraatioprojekteissa.
Kun tällainen integraatio on käytössä, kaikki muut tieto sijaitsee verkkokaupassa, kuten esim.
Tällöin verkkokaupan pääsääntöinen hallinta tapahtuu verkkokauppa-alustalla.
Jos verkkokauppaa halutaan ohjata enemmän ERP-järjestelmän kautta hintojen ja saldojen lisäksi integraation kautta voitaisiin verkkokauppaan viedä esim seuraavat tiedot:
Tällöin verkkokaupan pääsääntöinen hallinta tapahtuu ERP:ssa, verkkokaupan tarjotessa asiakaskokemuksen sekä ostoprosessin läpiviennin.
Elon Muskin kirjaa lukiessani mieleeni jäi hänen tavoitteensa automatisoida Teslan tehdas mahdollisimman laajasti alusta alkaen. Kirjassa karu totuus kuitenkin paljastuu ja Elonin kerrotaan purkaneen takaisin käsityöksi merkittävän osan robottien tekemästä työstä. Hän on kirjan mukaan itsekin myöntänyt, että ensin olisi pitänyt saada tuotanto vetämään perinteisesti, ja sitten vasta olisi pitänyt robotisoida ja automatisoida sellaiset vaiheet, joissa se todella tuottaisi nopeussäästöjä ja laadun paranemista.
Näkemykseni onkin: integroi ensin kaikkein tärkein! Kun kokemusta ja oppia on kertynyt, sekä halutaan lisätehoja sisällönhallintaan, integroi enemmän.
Autamme yrityksiä kehittämään toimintaansa uudistamalla verkkokauppoja integroiden ne erilaisiin järjestelmiin.
Mikäli sinulla on Woo-verkkokaupan uudistaminen mielessä ja käytössänne on jo toimiva ERP-järjestelmä, jutellaan, katsotaan voimmeko auttaa?